Polityka prywatności

qyrahub

Informacje o przetwarzaniu i ochronie danych osobowych

1. Informacje ogólne

Niniejsza Polityka prywatności wyjaśnia zasady przetwarzania danych osobowych osób korzystających ze sklepu internetowego qyrahub, w szczególności klientów składających zamówienia z dostawą na terytorium Polski oraz osób kontaktujących się z obsługą klienta.

Dane osobowe przetwarzane są zgodnie z obowiązującymi przepisami, w szczególności z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679, zwanym dalej RODO, oraz właściwymi przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych i komunikacji elektronicznej.

Celem niniejszej polityki jest przedstawienie informacji o zakresie wykorzystywanych danych, celach ich przetwarzania, podstawach prawnych oraz prawach przysługujących osobom, których dane dotyczą.

2. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest podmiot prowadzący sklep internetowy pod marką qyrahub.

Nazwa prawna administratora: [do uzupełnienia zgodnie z dokumentami rejestrowymi]

Marka: qyrahub

Adres kontaktowy:
南別府4丁目53 ベイビレッジINOUE203
神戸市西区, 兵庫県 651-2116
Japonia

Adres e-mail: warmcare@qyrahub.com

Telefon: +81(709)341 13 99

3. Zakres przetwarzanych danych

W zależności od sposobu korzystania ze sklepu możemy przetwarzać następujące kategorie danych osobowych:

• Imię i nazwisko klienta.
• Adres dostawy oraz adres rozliczeniowy.
• Adres e-mail i numer telefonu.
• Informacje dotyczące zamówionych produktów, wartości zamówienia i jego realizacji.
• Informacje o płatności i zwrocie środków w zakresie niezbędnym do obsługi transakcji.
• Treść korespondencji z obsługą klienta.
• Informacje dotyczące zwrotów, odstąpienia od umowy i reklamacji.
• Zdjęcia uszkodzonych produktów lub opakowań, jeżeli klient dobrowolnie przekaże je w związku ze zgłoszeniem.
• Dane techniczne związane z korzystaniem ze strony, w zakresie faktycznie zbieranym przez sklep.

Zakres wymaganych informacji zależy od rodzaju czynności. Dane niepotrzebne do realizacji określonego celu nie powinny być zbierane.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Realizacja zamówień

Dane klienta są przetwarzane w celu przyjęcia zamówienia, zawarcia i wykonania umowy sprzedaży, przygotowania produktów oraz organizacji dostawy. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Obsługa płatności i zwrotów

Informacje dotyczące transakcji przetwarzane są w zakresie niezbędnym do rozliczenia zamówienia, wykonania zwrotu płatności oraz realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO, odpowiednio do celu przetwarzania.

Obowiązki księgowe i podatkowe

Dane zawarte w dokumentacji sprzedażowej mogą być przechowywane w celu wykonania obowiązków wynikających z właściwych przepisów podatkowych i rachunkowych. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Reklamacje i prawa konsumentów

Dane są przetwarzane w celu obsługi odstąpienia od umowy, reklamacji, wymiany produktów i innych roszczeń konsumenckich. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO, zależnie od charakteru sprawy.

Kontakt z klientem

Dane przekazane podczas kontaktu z obsługą klienta wykorzystujemy w celu udzielenia odpowiedzi i rozwiązania zgłoszonej sprawy. Podstawą prawną może być art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli kontakt dotyczy umowy, lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO, gdy przetwarzanie jest niezbędne do realizacji prawnie uzasadnionego interesu polegającego na prowadzeniu korespondencji i obsłudze zapytań.

Ustalenie i dochodzenie roszczeń

Jeżeli jest to konieczne, dane mogą być przetwarzane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a prawnie uzasadnionym interesem administratora jest ochrona jego praw.

5. Dane wykorzystywane podczas dostawy mebli

W celu dostarczenia zamówionych produktów konieczne jest przetwarzanie danych umożliwiających identyfikację odbiorcy oraz organizację transportu.

W zależności od zamówienia dane niezbędne do dostawy mogą zostać przekazane przewoźnikowi realizującemu przesyłkę. Wśród przewoźników wskazanych przez sklep znajdują się DHL Express, UPS® i FedEx.

Przekazywane informacje mogą obejmować imię i nazwisko odbiorcy, adres dostawy, numer telefonu, adres e-mail oraz informacje niezbędne do identyfikacji przesyłki.

W przypadku mebli wielkogabarytowych informacje dotyczące zamówienia mogą być wykorzystywane również do uzgodnienia szczegółów dostawy lub odbioru zwracanego produktu, jeżeli takie czynności są realizowane w ramach danego zamówienia.

6. Dane dotyczące zwrotów i reklamacji

W przypadku odstąpienia od umowy, zwrotu produktu lub zgłoszenia reklamacji przetwarzamy dane niezbędne do identyfikacji zamówienia i rozpatrzenia sprawy.

Mogą one obejmować numer zamówienia, dane kontaktowe, informacje o produkcie, opis problemu, dokumentację fotograficzną oraz informacje niezbędne do wykonania zwrotu płatności.

W przypadku uszkodzenia mebli podczas transportu zdjęcia produktu i opakowania mogą pomóc w ustaleniu okoliczności zdarzenia. Przekazanie takich materiałów nie oznacza zrzeczenia się ustawowych praw konsumenta.

Dane dotyczące reklamacji i zwrotów są wykorzystywane wyłącznie w zakresie uzasadnionym obsługą sprawy, realizacją obowiązków prawnych lub ochroną przed roszczeniami.

7. Odbiorcy danych osobowych

Dane osobowe mogą być udostępniane wyłącznie odbiorcom, których udział jest niezbędny do realizacji określonego celu przetwarzania lub wynika z obowiązujących przepisów.

W związku z realizacją zamówień odbiorcami danych mogą być przewoźnicy obsługujący dostawę, w tym DHL Express, UPS® i FedEx, w zakresie dotyczącym powierzonych im przesyłek.

Dane związane z płatnościami mogą być przetwarzane przez dostawcę usługi płatniczej faktycznie wybranej podczas składania zamówienia. Zakres danych i odpowiedzialność poszczególnych podmiotów zależą od sposobu realizacji płatności.

Dane mogą być również udostępniane właściwym organom publicznym, jeżeli wymagają tego obowiązujące przepisy prawa.

8. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Adres kontaktowy sklepu qyrahub znajduje się w Japonii. W związku z obsługą zamówień i korespondencji klientów z Polski dane osobowe mogą być przetwarzane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w zakresie wynikającym z rzeczywistej organizacji działalności.

Komisja Europejska przyjęła decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony danych osobowych w Japonii w zakresie objętym tą decyzją.

Jeżeli określone operacje przetwarzania wymagają przekazania danych do innego państwa trzeciego, przekazanie takie musi odbywać się zgodnie z rozdziałem V RODO, z zastosowaniem właściwego mechanizmu prawnego i wymaganych zabezpieczeń.

9. Okres przechowywania danych

Dane osobowe przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, z uwzględnieniem obowiązujących przepisów prawa.

Dane związane z realizacją zamówienia przechowywane są przez czas wykonywania umowy, a następnie przez okres niezbędny do wykonania obowiązków prawnych lub dochodzenia i obrony roszczeń.

Dokumentacja księgowa i podatkowa jest przechowywana przez okres wynikający z właściwych przepisów.

Korespondencja dotycząca reklamacji i zwrotów jest przechowywana przez okres potrzebny do zakończenia sprawy, a następnie przez okres uzasadniony obowiązkami prawnymi lub terminami przedawnienia roszczeń.

Dane przetwarzane na podstawie zgody są wykorzystywane w zakresie objętym zgodą do czasu jej wycofania lub wcześniejszego ustania celu przetwarzania, z zastrzeżeniem danych, których dalsze przechowywanie ma odrębną podstawę prawną.

10. Pliki cookie i podobne technologie

Podczas korzystania ze sklepu internetowego mogą być wykorzystywane pliki cookie i podobne technologie służące do przechowywania informacji na urządzeniu użytkownika lub uzyskiwania dostępu do takich informacji.

Technologie niezbędne do działania sklepu mogą służyć między innymi do utrzymania koszyka zakupowego, obsługi sesji i zapewnienia bezpieczeństwa korzystania ze strony.

Wykorzystywanie technologii analitycznych, reklamowych lub innych technologii, które nie są niezbędne do świadczenia usługi, wymaga spełnienia właściwych obowiązków informacyjnych oraz uzyskania zgody użytkownika, jeżeli wymagają tego przepisy.

Użytkownik powinien mieć możliwość odmowy zgody na technologie niewymagane do działania sklepu oraz wycofania udzielonej zgody w sposób równie łatwy jak jej udzielenie.

Szczegółowe informacje o faktycznie stosowanych plikach cookie, ich dostawcach, celach i okresach działania powinny być udostępniane w ustawieniach prywatności sklepu lub w odrębnej polityce plików cookie, zgodnie z rzeczywistą konfiguracją strony.

11. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobie, której dane osobowe są przetwarzane, przysługują prawa określone w RODO, z uwzględnieniem warunków i wyjątków przewidzianych w przepisach.

• Prawo dostępu: możliwość uzyskania informacji o przetwarzaniu danych oraz ich kopii.
• Prawo do sprostowania: możliwość poprawienia danych nieprawidłowych i uzupełnienia danych niekompletnych.
• Prawo do usunięcia: możliwość żądania usunięcia danych w przypadkach określonych w RODO.
• Prawo do ograniczenia przetwarzania: możliwość żądania ograniczenia wykorzystywania danych w określonych sytuacjach.
• Prawo do przenoszenia danych: możliwość otrzymania danych w ustrukturyzowanym formacie, jeżeli spełnione są warunki przewidziane prawem.
• Prawo do sprzeciwu: możliwość wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu, zgodnie z art. 21 RODO.
• Prawo do wycofania zgody: możliwość wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
• Prawo do skargi: możliwość wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego.

W celu skorzystania z przysługujących praw można skontaktować się z nami pod adresem warmcare@qyrahub.com.

12. Realizacja praw i skargi dotyczące ochrony danych

Na wnioski dotyczące praw wynikających z RODO odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, co do zasady nie później niż w ciągu miesiąca od ich otrzymania.

W przypadkach przewidzianych przepisami termin może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące. O przedłużeniu i jego przyczynach informujemy w ciągu miesiąca od otrzymania wniosku.

Jeżeli istnieją uzasadnione wątpliwości dotyczące tożsamości osoby składającej wniosek, możemy poprosić o dodatkowe informacje niezbędne do jej potwierdzenia.

Osoba, która uważa, że jej dane są przetwarzane niezgodnie z RODO, może wnieść skargę do właściwego organu nadzorczego, w szczególności do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w Polsce.

Strona internetowa organu: https://uodo.gov.pl.

13. Dobrowolność podania danych

Podanie danych osobowych jest co do zasady dobrowolne. Niektóre informacje są jednak niezbędne do zawarcia i wykonania umowy sprzedaży.

Brak podania danych koniecznych do realizacji zamówienia, takich jak dane odbiorcy lub adres dostawy, może uniemożliwić przyjęcie lub wykonanie zamówienia.

Podanie informacji dodatkowych, które nie są wymagane do realizacji określonego celu, nie stanowi warunku dokonania zakupu.

14. Bezpieczeństwo danych i zmiany polityki

Stosujemy środki organizacyjne i techniczne odpowiednie do charakteru przetwarzanych danych oraz związanego z nimi ryzyka, w celu ochrony danych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem lub niezgodnym z prawem wykorzystaniem.

Dostęp do danych osobowych powinien być ograniczony do osób i podmiotów, które potrzebują ich do wykonywania określonych zadań.

Niniejsza polityka może być aktualizowana w przypadku zmian w sposobie przetwarzania danych, stosowanych technologiach lub obowiązujących przepisach.

Aktualna wersja polityki jest udostępniana na stronie sklepu. Jeżeli zmiany wymagają odrębnego poinformowania użytkowników lub uzyskania ich zgody, odpowiednie działania zostaną podjęte zgodnie z obowiązującym prawem.

15. Kontakt

W przypadku pytań dotyczących niniejszej Polityki prywatności lub przetwarzania danych osobowych prosimy o kontakt.